Przed przybyciem do naszego ośrodka po wszelkich ustaleniach telefonicznych na podany adres email pensjonariusza lub członka rodziny zostaje przesłana informacja, jakie dane będą potrzebne do przygotowania umowy. Dodatkowo w załączniku wysyłamy Informator o pensjonariuszu, który pacjent lub jego opiekun powinien wydrukować i wypełnić.  
Do dokumentów potrzebnych i przydatnych podczas przyjęcia należą:

• dowód osobisty lub inny dokument potwierdzający tożsamość pensjonariusza
• wszelkie dokumenty dotyczące historii chorobowej, czyli np. karty informacyjne ze szpitali, informacje od lekarza POZ, przyjmowane leki, informacje o alergiach i szczepieniach. 
• potwierdzenie ubezpieczenia w NFZ sprawdzone w systemie eWUŚ (w przypadku braku potwierdzenia ubezpieczenia w systemie eWUŚ nie będzie możliwości wypisywania refundowanych recept i świadczenia bezpłatnych usług lekarza POZ i specjalistów do czasu skorygowania dokumentów w systemie eWUŚ)
• potwierdzenie dokonanej wpłaty 

Pensjonariusze pozytywnie zweryfikowani w systemie eWUŚ przy przyjęciu na dłuższy okres mają możliwość podpisania deklaracji przystąpienia do Przychodni Centrum Medycznego Manamedica Sp. z o.o., która mieści się w bezpośrednim sąsiedztwie ośrodka. Rozwiązanie to zwiększa dostępność pensjonariusza do bezpłatnej opieki lekarskiej w ramach:

• podstawowej opieki zdrowotnej
• opieki specjalistów
• umożliwia wypisywanie refundowanych recept oraz wniosków np. na pieluchomajtki

W przypadku niezłożenia deklaracji do w/w przychodni lub braku ubezpieczenia rodzina pensjonariusza lub sam pensjonariusz wszystkie wymienione wyżej czynności załatwia we własnym zakresie i na własny koszt.